Una de las preguntas recurrentes cuando uno empieza a trabajar en el desarrollo web es ¿cuánto cobro por hacer una web? Tenemos miedo de quedarnos cortos con el precio y acabar trabajando mucho con poca remuneración o pedir demasiado y perder al cliente. Por eso te voy a contar el proceso que yo sigo para hacer un presupuesto.

Documentación sobre el proyecto

Lo primero que hago es conseguir toda la información posible del proyecto. Para conseguirlo a veces tengo que convertirme en un auténtico detective si es que el cliente no me da muchos datos del proyecto.

Lo primero es reunirme con el cliente y así conocer de primera mano lo que necesita y también por qué no, conocer mejor con quien voy a trabajar en los próximos días.

Videollamada con el cliente

En mi caso es lo que mejor funciona porque me contactan clientes de diferentes partes del mundo, aunque si tengo la posibilidad de reunirme con él en persona, lo prefiero porque el lenguaje físico es muy importante para conocer a tu cliente.

Aunque no le impongo el sistema para hacer la videollamada al cliente, si tengo que elegir yo, desde hace ya 2 años utilizo el servicio de Zoom.us para esto. Las razones son de peso:

1. Es el que mejor responde ante malas condiciones de red
2. Compartir pantalla en Zoom funciona muy bien y NUNCA me ha dejado tirado en estos dos años.
3. Tiene aplicaciones para cualquier plataforma
4. Si por algún motivo tu cliente no puede usar la aplicación de Zoom, siempre puede conectarse por una llamada telefónica.

En cualquier caso en esta primera reunión intento que el cliente me conozca mejor y mostrarle que me interesa su proyecto. Para esto es vital hacer algo de investigación previa sobre el proyecto.

Informe previo a la videollamada

• Reviso si el cliente ya tiene un sitio web y si lo tiene le hago una pequeña auditoría:
  • ¿Qué cosas mejoraría del sitio?
  • ¿Qué cosas le pueden estar perjudicando?
  • ¿Cuál es el posible objetivo de la web actual?
  • ¿Cuál es el objetivo que yo fijaría para la web?
• Me informo más del proyecto:
  • ¿Es un proyecto comercial?
  • ¿Cuál es la visión y el objetivo del proyecto?
  • ¿Dónde está ubicado?
  • ¿Cuál es el ámbito del proyecto (local, nacional, europeo...)?
  • ¿Quién es su competencia?
• Reviso diseños y otros sitios web similares

Todo esto no tiene que ser un análisis muy exhaustivo y no me lleva más de una hora ¡Recuerda que aun no es mi cliente! y por lo general suelo tener bastantes proyectos entre manos para poder dedicarle más tiempo. Eso sí, es un proceso que me ayuda mucho para entender mejor al cliente y a hablar su mismo idioma en la videollamada.

En este paso suelo tomar algunas notas para tenerlas en cuenta, pero no es un documento que al final le presente al cliente.

Compromiso del cliente

Dentro de la reunión, es muy importante conocer cómo de comprometido está el cliente con su proyecto.

No es raro encontrarte con personas que realmente no quieren hacer una web, sino que se ven presionadas por terceros y en realidad no creen en el proyecto (sí, aunque no te lo creas hoy en día aun hay gente que piensa que su negocio o proyecto no necesita de una web).

Mi misión durante toda la llamada es averiguar esto. Algunas cosas que me ayudan a detectar el compromiso del cliente:

• El cliente ya ha encargado un diseño y necesita implementarlo
• Existen documentos de análisis o alguna investigación previa
• El cliente conoce bien quién es su competencia y lo que hace en internet
• El cliente escucha antetamente mis propuestas e incluso aporta nuevas ideas y visiones.

Por el contrario si el cliente se muestra reacio a contarme su proyecto, o muestra poco interés por mis ideas, ya puedo ir asumiendo que es un cliente con poco interés por su web y con ningún interés en trabajar conmigo.

En este punto es posible que el cliente sea muy celoso con su proyecto y no quiera contarme muchas cosas por miedo a que "le robe las ideas". En ese caso, le animo a que me envíe un contrato de confidencialidad (NDA) para que ambos podamos estar tranquilos y confiar el uno en el otro.

Nunca me niego a firmar un contrato de confidencialidad si tiene unos términos razonables, y mi consejo con esto es que leas detenidamente los puntos y que si encuentras alguna cláusula abusiva, se lo comuniques al cliente para arreglarlo.

Si no llego a un acuerdo sobre las cláusulas del contrato, entonces es mejor no firmar nada y buscar otro cliente porque con este falta entendimiento y posiblemente confianza.

Lo que el cliente espera de la nueva web

Cuando un cliente me contacta para un nuevo desarrollo, tiene un objetivo en mente. No sabe cómo va a llegar a ese objetivo, y por eso necesita mi ayuda y en esta reunión inicial tengo que averiguar exactamente cuál es el objetivo final y por qué lo quiere conseguir.

En esta primera reunión es muy importante averiguar cómo visualiza el cliente el éxito del proyecto.

Ajustar las expectativas a lo que quiere el cliente

Justo el día antes de escribir este artículo tuve una reunión con un cliente que no quiere cambiar nada de su página actual pero su departamento de marketing le está presionando para que haga mejoras. El resultado fue que no conseguimos sacar el proyecto de una nueva web adelante.

No obstante, sí que conseguimos un proyecto de menor envergadura pero que era un buen compromiso para todos. En estos casos adaptarte a la realidad del proyecto puede ser una buena idea para aumentar la confianza de tu cliente y conseguir un proyecto mayor a medio/largo plazo.

Captura de requisitos

En la videollamada presto mucha atención a todo lo que me diga el cliente. Suelo tener una libreta donde voy a notando todo lo que me parece relevante y las cosas en las que hace hincapié.

Si durante la reunión aparecen enlaces a otros sitios web, o marcas de la competencia, intento que los veamos compartiendo la pantalla de mi ordenador. De esta forma consigo tener al instante los sitios con los que el cliente va a comparar mi propuesta y así puedo llegar más fácilmente al objetivo que el cliente busca.

Por supuesto, si es necesario le pido al cliente que me envíe por email toda la información que él considere relevante: sitios que le gustan, enlaces a la competencia, catálogos...

Mi proceso para elaborar el presupuesto

Una vez que tengo toda la información, es el momento de empezar a elaborar el presupuesto.

En cualquier caso yo siempre busco primero una solución que ya exista y que pueda adaptar al proyecto. El trabajar sobre algo ya existente me da una serie de ventajas:

1. Es una solución probada que ya hay gente utilizando
2. Es una solución con cierto nivel de soporte que me garantiza que se seguirá desarrollando en el futuro
3. Es más económico que desarrollarlo yo mismo

Eso sí, cuando al optar por algo ya hecho, hay que valorar muy bien la adaptación que requiere porque si necesita muchos cambios o preveo que va a ser difícil de usar para el cliente o de actualizar, entonces es mejor plantear un desarrollo a medida.

Por ejemplo, uno de los proyectos que desarrollé hace unos años era un portal de ofertas y demandas de proyectos. A priori podía haber usado una extensión para la gestión de ofertas de empleo ¡Incluso me planteé en algún momento hacerlo con un CCK! Sin embargo, el cliente tenía unas necesidades muy especiales que requerían de grandes cambios en todas las extensiones que encontré y de hecho, a la larga iba a suponer un problema para mantenerlo. En este caso la solución a medida era más conveniente para el cliente.

Cómo calcular el precio del presupuesto

Y ha llegado ya por fin el momento de ponerle un número al desarrollo y valorar cuánto cuesta el proyecto que tenemos entre manos.

Para presupuestar el desarrollo me fijo en dos cosas:

1. Lo que me va a costar a mí hacerla
2. El valor que el cliente va a obtener de ella

Estos dos conceptos no tienen por qué dar el mismo número. Es más, a veces están muy distanciados el uno del otro.

Por ejemplo, imagínate un sitio de reserva de salas en la que el cliente quiera que tras la reserva llegue por email un código QR. Pero en realidad no tiene lector de QR ni nada en las salas para el control. Esto puede ser más costoso y sin embargo, no le va a aportar nada al cliente por lo que no tendrá valor para él.

Cómo valorar cuánto me va a costar a mí hacerla

Para valorar el coste de realizar el proyecto, a mí me funciona muy bien crear una propuesta detallada. Es más te adelanto que este documento es el que le entrego finalmente al cliente.

En esta propuesta sigo un esquema básico donde detallo el objetivo del proyecto, los requisitos y la solución que yo propongo. Escribir estos puntos me da una buena visión del proyecto y me permite poder desglosar el valor económico de cada apartado.

Por ejemplo en el desarrollo de una web para un cliente estos serían unos puntos genéricos:

• Implementacion del diseño con la plantilla XX
• Adaptacion del formulario de registro de usuarios de Joomla a las necesidades del cliente
• Desarrollo e implementación de extensiones para la funcionalidad YY.

Para cada uno de estos puntos por separado tengo una buena idea de su coste y si no lo veo claro, hay algunas técnicas que me permiten estimarlo bien:

1. Anotar en un papel todos y cada uno de los pasos que hay que hacer para cada apartado. Por ejemplo, para la adaptación del formulario de registro tendría que:
   • Crear elemento de menú para el registro - 2 minutos
   • Adaptar visualmente el formulario al diseño deseado - 1 hora
   • Adaptación del email que recibe el usuario - 1 hora
   • Pruebas del proceso de registro - 1 hora
2. Una vez tengo esto, basta con sumar los tiempos y multiplicarlos por mi precio/hora.

En esta estimación ten en cuenta que por naturaleza somos personas optimistas y tendemos a calcular los tiempos muy por debajo. Si es tu caso, un truco que suelen aplicar muchos profesionales es multiplicar el tiempo estimado por 1,5 ¡Te sorprenderías de lo mucho que acertarás haciendo esto!

Cómo calcular el precio de un componente a medida.

Una técnica que aprendí del gran Roberto Segura es la siguiente:

1. Haz un esquema por escrito de la extensión. Si es un componente, haz un esquema de todas las tablas que va a tener.
2. Del esquema anterior puedes sacar la arquitectura mínima de lo que has planeado.
3. Si hiciste el esquema de tablas posiblemente de cada tabla tengas que sacar al menos una vista.
4. Si necesitas gestionar en backend serán dos vistas por tabla.

Pues bien, cada vista te llevará unas 8 horas.

Ahora multiplica cada vista por tu precio hora y te saldrá un valor.

Es casi mágico lo certero del número que te saldrá.

Además, puedes presentarle al cliente en el documento de propuesta, este esquema de tablas y vistas y que así pueda valorar que realmente has trabajado en la propuesta.

Cómo calcular el valor del proyecto para el cliente

Con las téncicas que te he contado, puedes ver que valorar el coste que tiene como desarrollador realizar el proyecto es relativamente fácil. No obstante, valorar el proyecto desde el punto de vista del cliente es bastante más subjetivo y posiblemente sea lo más difícil de hacer.

Aquí es dónde entra en juego toda la información que conseguí en la primera parte de este artículo y para sacarlo en claro me planteo las siguientes preguntas:

• ¿Este desarrollo va a ser parte principal de su negocio?
• ¿Cómo encaja el proyecto en su estrategia de negocio?
• ¿El cliente va a obtener un beneficio directo de este proyecto?
• ¿Es un cliente grande o por el contrario es un cliente con pocos recursos económicos?
• ¿Estaba comprometido con el proyecto?
• ¿Tiene una estructura y actuaciones corporativas con departamentos, documentos internos y demás?
• ¿qué coste de comunicación me va a suponer?
• ¿Hay posibilidad de llegar a un acuerdo de mantenimiento tras el proyecto o de mantener la relación comercial?

Este último punto es quizá uno de los más relevantes porque no es lo mismo un cliente que confíe en tu trabajo y que no necesite de un seguimiento activo, que un cliente que precise constantes reuniones e informes. En este último caso tienes que tener muy en cuenta el tiempo gastado en comunicación interna del proyecto.

A mí personalmente estas preguntas me sirven o bien para justificarme a mí mismo la cifra que he conseguido en el cálculo de mi trabajo, o bien para cambiar un poco mis aspiraciones, a veces a la baja, y a veces al alza ;)

Coste de oportunidad y plazos y contexto

Una vez que tengo un número para darle al cliente, me gusta siempre pararme a pensar en mi situación en el momento en que se apruebe el presupuesto ¿qué carga de trabajo espero tener en esos días? ¿Podré delegar algunas partes del proyecto en colaboradores?

Si en mi calendario veo muchos proyectos que confluyen y que me van a impedir trabajar en este o viceversa, analizo muy bien el proyecto y el coste de oportunidad que tendría trabajar en él en lugar de trabajar en otra cosa. Si mi coste de oportunidad es más alto que trabajar en el proyecto, irremediablemente tengo que subirle el precio para poder estar cómodo trabajando en él.

De lo contrario ¿te imaginas trabajar sabiendo que estás perdiendo dinero porque no estás trabajando en otra cosa que es más ventajosa o que te aporta más? Pues eso.

Finalmente, aunque intento incluir un plazo de entrega estimado, intento dejar claro que está sujeto a mi disponibilidad porque nunca sabes qué puede pasar que cambie todos tus planes: enfermedades (tuyas o de familiares), problemas en casa, momentos en los que estás más bajo de ánimo...

Espero que este artículo te ayude a poner en perspectiva tus proyectos y a calcular un precio que te ayude a crecer en tu negocio. En cualquier caso si eres miembro de la academia de ManualesJoomla te dejo la plantilla de libreoffice que utilizo para la propuesta y espero que te ayude en tus próximos proyectos.

Descarga la plantilla:

Si quieres puedes contarme tu proceso para hacer un presupuesto en los comentarios ;)